ระบบการกรอง Email ถือว่าเป็นระบบที่มีความสำคัญต่อ Mail Server เป็นอย่างมาก เพราะระบบที่มีความสามารถกรอง Email ได้ดี จะช่วยลดจำนวน Junk Mail ที่สร้างความรำคาญให้ผู้ใช้ที่ต้องเสียเวลาในการลบข้อความเหล่านั้นบ่อย ๆ และสามารถเพิ่มความปลอดภัยในการใช้ Email ที่ปราศจากไวรัสหรือมัลแวร์ได้ด้วย

ลักษณะของข้อความที่เป็น Junk Mail

Spam Mail คือ การส่งเมลที่เป็นโฆษณาสินค้า และบริการต่าง ๆ ที่เราไม่ได้ต้องการ

Chain Mail คือ การส่งเมลที่มีลักษณะเหมือนจดหมายลูกโซ่ มีเนื้อหาทำให้เกิดความเชื่อคล้อยตามที่มีจุดประสงค์ให้ส่งเมลต่อไปให้กับคนรู้จักต่อไปเรื่อย ๆ

Bomb Mail คือ การส่งเมลเป็นจำนวนมาก หลักร้อย หลักพันฉบับ ในเวลาเดียวกัน มีจุดประสงค์เพื่อทำให้ Mail Server เกิดความเสียหายจนไม่สามารถใช้งานได้

Hoax mail คือ การส่งอีเมลที่มีเนื้อหาเกินความจริง หลอกลวงให้ผู้อ่านหลงเชื่อแล้วคิดว่าเนื้อหาที่ได้รับเป็นความจริง มีจุดประสงค์ให้ส่งต่อเมลเพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นแพร่กระจายไปในวงกว้างอย่างรวดเร็ว

Mail Virus คือ การส่งอีเมลที่มีไฟล์แนบมาเป็น ไวรัส โดยไวรัสสามารถเข้ามาในเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ทันที เมื่อผู้รับเปิดไฟล์ที่แนบมานั้น

โดยชนิดของเมลที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ มีอยู่ 1 ชนิด ที่สร้างความเสียหายให้กับผู้ใช้อย่างมากที่สุด คือ Mail Virus เพราะ ถ้าผู้ใช้ลองเปิดไฟล์ที่แนบมาด้วยความรู้เท่าไม่ถึงการณ์ เพียงคลิกไปที่ไฟล์เท่านั้น ไวรัสที่ถูกส่งมาจะเข้าไปแฝงตัวเพื่อสร้างความเสียหาย หรือ ขโมยข้อมูลทางธุรกรรมต่าง ๆ ไปได้ทันที

ดังนั้นระบบกรอง Email ที่ดีจะต้องมีฟังก์ชั่นในการกรองไฟล์ที่แนบมากับเมลได้ด้วย ซึ่งมักจะไม่ได้แนบไฟล์ที่เป็นไวรัสมาโดยตรง แต่จะทำการบีบอัดไฟล์มาในรูปแบบไฟล์นามสกุล .zip .rar .7z ซึ่งหลักการทำงานของระบบต้องทำการสแกนเข้าไปในไฟล์บีบอัด ว่าภายในไฟล์เหล่านี้ มีไฟล์ที่ต้องสงสัยที่เป็นไวรัสหรือไม่ ถ้าอีเมลดังกล่าวมีไวรัสก็จะตีกลับไปแจ้งทางผู้ส่ง และถ้าไม่มีไวรัสก็จะอนุญาตให้ผ่านเข้ามาใน Inbox ของผู้รับได้